Sięgając po zamówienia publiczne, bez względu na to czy postępowania przetargowe podlegają przepisom Ustawy, czy też nie, potencjalni wykonawcy często mają poczucie kompleksu niższości w stosunku do zamawiającego, przejawiające się chociażby bezkrytycznym przyjmowaniem zapisów zawartych w ogłoszeniach o zamówieniu, czy też dokumentach sławiących załączniki. Zazwyczaj prowadzi to do komedii pomyłek i wzajemnych rozczarowań, które komedią są tylko z nazwy, ponieważ w rzeczywistości wiążą się z konkretnymi konsekwencjami finansowymi.

Oczywiście znajdą się tacy, którzy powiedzą – no jasne, spróbuj się przeciwstawić Zamawiającemu, a wtedy możesz zapomnieć o jakimkolwiek zleceniu i dalszej współpracy. Wyjaśniam więc – nie chodzi o przeciwstawianie się, a często po prostu o poświęcenie czasu na to, by jednej czy drugiej instytucji wytłumaczyć, że tryb przetargu, który przyjęła dla swojego ogłoszenia jest raczej na wyrost, a opis przedmiotu zamówienia zawiera logiczne błędy, które mają wpływ na szacowanie ceny i w konsekwencji będą prowadziły chociażby do przykrych niespodzianek na etapie realizacji.

W ostatnim czasie przydarzyły mi  się dwie sytuacje, które w toku  bardzo miłej rozmowy telefonicznej z zamawiającym, doprowadziły do odwołania postępowania, bądź jego ponowienia. Pierwsza, kiedy po naszej rozmowie z panem dyrektorem jednej z dolnośląskich instytucji wyższego szczebla odwołano przetarg uznając, że cała procedura jest chyba jednak za bardzo rozdmuchana formalnie, bo właściwie to mają w budżecie na to zamówienie niewiele ponad 10 tysięcy złotych, a i zakres nie jest taki duży. Druga sytuacja, podczas której również w trakcie rozmowy telefonicznej, w tym przypadku, z jednym ze stołecznych zamawiających, okazało się że  miał on duży problem ze sformułowaniem opisu zamówienia, bo właściwie to obawiał się, że ktoś może mu zarzucić niewłaściwe spożytkowanie pieniędzy publicznych, stąd opis sformułowany został na ½ kartki A4 i pozostawiał wykonawcy dużą dozę dowolności. Nie muszę mówić, że jedynym kryterium w tym wypadku była najniższa cena, a firma wykonawcza szacując koszty mogła dowolnie wskazać, czy zapewni obiady dla uczestników konferencji na porcelanie, czy też na „zastawie papierowej”. Wyjaśniliśmy sobie także, że ostatecznym terminem złożenia oferty w wersji papierowej jest niedziela, poprzedzona rzecz jasna wolną w urzędzie sobotą… Po 20 – minutowej, swoją drogą bardzo uprzejmej rozmowie, okazało się, że zamawiający zasięgnie jednak  języka „na zewnątrz”, w celu doprecyzowania dokumentów do ponowionej procedury.

Chcę też podkreślić, że powyższe stanowisko nie ma na celu wytykania komukolwiek błędów, wręcz przeciwnie, ma po prostu dodać otuchy wykonawcom, którzy mogą się przekonać, że po drugiej stronie siedzi taki sam człowiek, którego warto dopytać o szczegóły całego postępowania. Nie opłaca się składać oferty „na ślepo”, psiocząc później pod nosem na całe zło instytucjonalne. Warto też, by pytania do zamawiającego były merytoryczne i konkretne, dlatego też w przypadku moich Klientów, przejmuję ten zakres działania, poświęcając na to odpowiednią ilość czasu. Umówmy się – nie dzwonię do zamawiającego, ze względu na to, że chcę sobie poprawić humor wytykając komuś błędy, czy ze względu na to, że lubię sobie pogawędzić. W tym momencie korzystam po prostu z prawa, które mają wykonawcy ubiegający się o zamówienia publiczne. Z tego prawa korzysta właśnie firma PaMa Pro, która działa nie tylko w zakresie wyszukiwania i pozyskiwania przetargów w Białymstoku i na obszarze województwa podlaskiego, ale w zależności od potrzeb i potencjału firm, oferuje wsparcie na obszarze całego kraju.